Claves para mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental

Es indispensable mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental para lograr un eficaz y rentable funcionamiento de tu negocio. En este artículo te ayudaremos a entender la importancia de una gestión eficiente del flujo de trabajo de tu clínica dental, te ayudaremos a identificar los puntos clave y a mejorarlos.

Mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental

Para que tu clínica dental funcione según lo previsto, debes ser capaz de hacer frente a los cambios de forma rápida y eficiente. Es parte fundamental para conseguir una óptima experiencia del paciente, figura esta, que siempre ha de estar en el centro de cualquier acción de la clínica. Para conseguirlo es necesario apoyarse sobre el gran pilar de la clínica, tu equipo, así como optimizar al máximo los recursos de la misma. Trabajar reduciendo tiempos, que se traducirán de forma directa en aumentos de la productividad, y por extensión de la rentabilidad. Para mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental comienza con la comunicación interna y la organización del equipo. Para ello, te vamos a dar una serie de recomendaciones que puedes aplicar desde hoy mismo

Protocolo de primera visita

Con un protocolo de primera visita adecuado, podrás definir y estructurar los pasos que ha de seguir el equipo de tu clínica dental en la atención al paciente, desde que se pone en contacto con tu clínica, hasta que le acompañamos a la salida con su próxima cita agendada. Este protocolo de primera visita se debe personalizar según las necesidades y características de la propia clínica. Lo que permitirá que el paciente fluya a través de un proceso de trabajo bien definido. Todo el equipo debe seguir el protocolo de primera visita a rajatabla, anotando en la ficha del paciente toda la información reseñable, para facilitar la accesibilidad de todo el equipo a ella. De este modo es posible, a un solo golpe de vista, conocer el estado actual del paciente, y cuál será el siguiente paso a recomendar. Sí será necesario preparar algún tipo de material, solicitar pruebas específicas o elaborar la documentación necesaria… Haciendo uso del protocolo de primera visita, es posible valorar la eficacia en la captación, así como el uso de los recursos en la misma. Lo que permitirá mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental, así como una toma de decisiones futuras de manera argumentada y bien medida.

Organigrama interno

No nos hemos de olvidar que las clínicas dentales son pequeñas empresas con sus propios departamentos. Marketing, atención al paciente, financiero, recursos humanos, etc. Al igual que en una gran organización, es necesario contar con un organigrama interno donde se estructuren los puestos, las categorías y las responsabilidades. Para ello, es necesario detectar y definir todas las funciones que se realizan en tu clínica dental. Así como, los miembros del equipo más cualificados para desarrollar cada una de ellas. Sin embargo, debes tener en cuenta el número de tareas que ha de realizar cada persona del equipo, para no sobrecargar a los miembros más capaces y desequilibrar el flujo de trabajo interno.

Es importante que todos las personas sepan con claridad cuál es su cargo dentro del equipo, cuáles son sus responsabilidades específicas dentro de la clínica dental, y a quién debe reportar en cada caso. Tan necesario resulta disponer de un organigrama interno correctamente redactado, como hacerlo visible en todo momento, imprimiendo en papel y colocándolo en un área donde todo el personal pueda consultarlo.

Estructura un plan de reporte

Como hemos indicado en este artículo. Para un flujo de trabajo óptimo, uno de los puntos básicos es la comunicación interna del equipo. Por ello, tras definir el organigrama de la clínica dental, es necesario definir el flujo de información ascendente y para ello debes contar con un plan de reporte eficiente. Desde la recepción, hasta la dirección de la clínica. En este flujo de información es mandatorio reportar las tareas realizadas por cada persona del equipo, cuándo y en qué condiciones. Así como las necesidades detectadas por los pacientes. De esta forma la dirección tendrá el control real de la clínica dental, y el conocimiento de lo que se está realizando en tiempo real. Sin necesidad de estar presente en cada una de las acciones de la clínica, inventario, creación de presupuestos, etc. Para estructurar un plan de reporte eficiente puedes apoyarte en herramientas tan sencillas como una hoja de Excel, el programa de gestión de la clínica, una aplicación de flujo de tareas, entre otras muchas posibilidades.

Crea un documento de pasación

Ya hemos reseñado la importancia de documentar correctamente los procesos para mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental. Del mismo modo, es importante reportar las tareas jerárquicamente a los estamentos directamente superiores de la clínica dental. A esto lo denominamos comunicación vertical y el recurso necesario es un documento de pasación. Cuando una clínica dental cuenta con turnos de trabajo, los miembros que comparten puesto y responsabilidades difícilmente coincidirán en la misma franja horaria, o coinciden muy poco tiempo o ninguno. En esta situación es necesario un recurso donde se documente lo que se ha realizado, y las tareas que quedan por realizar. De esta forma se optimiza la comunicación interna dentro del mismo puesto o categoría, lo que se denomina comunicación horizontal.

Es muy habitual en el puesto de recepción. Si un paciente ha quedado en llamar por la tarde a la clínica dental, será necesario que la recepcionista de la mañana le haya dejado nota a la de la tarde para que gestione la llamada. De esta manera la información no se diluye y el paciente obtiene una atención consistente.

Una adecuada comunicación horizontal permitirá a todo el equipo disponer del mismo conocimiento sobre el paciente, facilitando ofrecer la respuesta adecuada en cada situación, o realizar la gestión de la documentación de un modo pertinente, etc. Es importante que este recurso esté localizado en todo momento. Evitando realizar registros en notas individuales, que se pueden perder fácilmente y den lugar a problemas de falta de control.

Realiza reuniones periódicas con el equipo

Para la organización de los flujos de trabajo, la comunicación interna es una pieza clave. Una de las mejores formas de mejorar la comunicación dentro de tu equipo, es hacer uso de las reuniones de equipo. Es muy importante, que estas reuniones estén preparadas por la dirección con anterioridad. Que se cuente con un guion de los puntos que se van a tratar en cada una de ellas. Existen diferentes tipos de reuniones que debes llevar a cabo con tu equipo, y en cada una de ellas es necesario tratar temas diferentes. A continuación, os vamos a señalar algunas según su periodicidad:

Diaria

En estas reuniones es recomendable organizar la gestión de agenda del día siguiente. Al mismo tiempo, es necesario hacerla tras la confirmación de las citas para poder hablar de cada uno de los pacientes que acudirán, y el motivo de cada una de las visitas concertadas. De este modo, es posible preparar los recursos adecuados para la agenda diaria.

Semanal

Orientada a la organización la semana siguiente. La dirección médica debe estar presente para que permita tener claro los casos más complejos de la clínica, y cuál será la mejor forma de abordarlos. Esta planificación proporcionará seguridad y una línea común de trabajo a la clínica dental.

Mensual

Permite presentar los resultados y los objetivos de la clínica dental alcanzados durante el periodo anterior. Esta reunión mensual debe orientarse a la comunicación interna del equipo, escuchando de forma activa a todas las personas. Incentivar la participación y el intercambio de ideas que puedan ayudar a la clínica dental a alcanzar sus objetivos.

Invierte en herramientas adecuadas

Utiliza herramientas que permitan mejorar el flujo de trabajo de tu clínica dental, impulsando una mejor comunicación entre tu equipo, y simplificando la coordinación interna. Digitaliza la documentación y centralízala en un servidor local, usa tablets para acceder a la información, implanta manos libres para evitar desplazamientos por la clínica y reducir tiempos, aplica programas informáticos que ayudan y simplifican la comunicación, contrata recursos digitales para mejorar la organización interna, etc.

Desde Kircos Consultores podemos ayudarte

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