Cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental

En la actual situación del sector odontológico te ofrecemos cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental. En Kircos Consultores somos conocedores de la presión financiera y la inestabilidad económica que estamos experimentando hoy en día y que están generando muchas dudas sobre cómo afrontar o mitigar algunos de sus efectos. Efectos como son la caída de la conversión de nuevos pacientes en las primeras visitas, la reducción del número de pacientes activos, el aumento del porcentaje de presupuestos no aceptados, la congelación de los ingresos, y por tanto, la expectativa de una posible reducción de los beneficios a medio plazo… Esta situación es el origen de la incertidumbre que las clínicas dentales de nuestro país están viviendo a diario, sin conocer durante cuánto tiempo se mantendrá.

Eliminar la incertidumbre en tu clínica dental

Para muchas clínicas dentales la situación que hemos descrito es su día a día, otras más afortunadas, aún no se han visto contagiadas. Tanto para las primeras, como para las segundas, ante la situación actual, es mejor tener una actitud proactiva y comenzar a poner en marcha algunas estrategias encaminadas a prevenir, aminorar, o revertir estos efectos negativos. Esta experiencia puede tener un sorpresivo retorno positivo para quien posee una clínica dental, mejorando el conocimiento sobre su negocio y el perfil de sus pacientes, para optimizar la operativa, el marketing o cualquier otro aspecto fundamental de la gestión empresarial de una clínica dental.

Para quien no tenga en marcha su plan de contención empresarial, aquí te vamos a dar algunas estrategias de rápida aplicación que debes valorar su implementación. Te recordamos que puedes consultar sin ningún compromiso con el equipo de Kircos Consultores cualquier duda que te pueda surgir.

Controlar el gasto de la clínica dental

Como primera estrategia a seguir de las cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental, debemos controlar el gasto de la clínica dental. Aplicando siempre el sentido común y sin dejarse llevar emocionalmente al tomar decisiones. Es importante distinguir “gasto” de “inversión” para no tomar decisiones equivocadas sobre partidas presupuestarias que son fundamentales para mantener la actividad de la clínica. Dos herramientas muy útiles para la toma de esas decisiones son la cuenta de explotación y las estadísticas contables, con ellas obtendremos una perspectiva en profundidad en el tiempo de cómo opera la clínica, detectando los gastos superfluos o aquellos que generan bajo retorno de la inversión. En este momento, será necesario auditar esas partidas y optimizarlas adecuadamente, diferenciando el tipo de gastos por familias, laboratorio, compras, seguros etc. Esta división por familias, y si fuera posible, incluso en subfamilias, es importante para relativizar donde se están realizando los mayores gastos de la clínica. Sacar los porcentajes en relación al total mensual, y así conocer el peso que tiene cada una de las partidas de esas familias sobre la clínica dental.

Optimizar la inversión en marketing dental

Aquí llega nuestra segunda recomendación estratégica, optimizar la inversión en marketing dental. Comúnmente el marketing es la primera partida que sufre de recortes presupuestarios. Si bien no somos contrarios a una contención del gasto adecuada al momento, cortar las actividades de marketing sería contraproducente para con la captación de nuevos pacientes. Algo sin duda alguna fundamental en toda clínica dental.

Es necesario continuar generando impactos en la audiencia para conservar una posición de referencia entre los pacientes de tu zona de influencia. Este efecto es un acumulador en el tiempo, y no podemos dar por perdido lo realizado hasta ese momento. Es necesario revisar la operativa llevada a cabo durante los últimos meses en redes sociales, marketing digital, campañas de buzoneo, etc. Confrontar esas acciones con los números sobre captación de primeras visitas, conversión, llamadas, consultas, facturación, para así cuantificar cuales han sido más eficaces. Medir y analizar correctamente es fundamental para optimizar el marketing de la clínica dental.

Reactivar pacientes de la clínica dental

La tercera estrategia de las cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental, que se puede poner en marcha en muy poco tiempo es la reactivación de pacientes “dormidos” de la clínica dental. Todos aquellos pacientes que no aceptaron el plan de tratamiento, que no dieron una respuesta, que han faltado a una revisión, que realizaron una consulta y no volvieron a contactar, etc… para con todos estos pacientes es recomendable volver a contactar para intentar reactivarlos y crear nuevas oportunidades de venta.

Para ello, el primer paso es identificarlos y detallar la última acción llevada a cabo con cada uno de ellos, primera visita, llamada, email, recepción… organizando toda esta información en una tabla, para a continuación definir cómo se les volverá a contactar y qué se les va a ofrecer para reactivarlos. El segundo paso es reservar espacios en la agenda para realizar estas acciones de reactivación, incluyéndose en la rutina diaria y empujándolas de manera constante, para realizarlas en el menor periodo de tiempo posible. Además, durante esta reactivación de pacientes, será un buen momento para fidelizar estos pacientes y poder obtener referidos de la propia familia que aún no sean pacientes de la clínica.

Programa de fidelización para la clínica dental

Como cuarta estrategia te recomendamos crear un Programa de fidelización para la clínica dental. Con dos opciones y diferentes prestaciones en cada caso. La primera opción es una tarjeta virtual preferente que otorga una atención preferente en la clínica dental a su titular y familia. Cuantas más personas del núcleo familiar se incluya en la tarjeta, mejores condiciones se ofrecen. Esta tarjeta virtual no tiene coste alguno para los pacientes, ni para la clínica, y es una acción de marketing de muy fácil implantación. Se puede comunicar mediante un mensaje de WhatsApp o correo electrónico, donde se explican las condiciones y las prestaciones incluidas, junto a un botón que lleva una formulario en el sitio web de la clínica dental. una vez completado el formulario y aceptadas las condiciones, el titular recibirá un email de confirmación con un número de tarjeta virtual preferente. El paciente debe comunicar a la clínica la posesión de dicha tarjeta cuando solicite una cita, de este modo se le identificará y podrá beneficiarse de sus ventajas.

La segunda opción es Plan de paciente preferente en el que el paciente abona una mínima cuota mensual para acceder a una serie de prestaciones gratuitas (revisión, blanqueamiento anual…) y otros beneficios, además de la preferencia a la hora de solicitar una cita. Un modelo de atención similar al de las aseguradoras médicas, pero sin intermediarios y donde la clínica tiene el control de todo el proceso.

Eventos educativos en la clínica dental

Como quinta estrategia de las cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental te recomendamos crear un calendario con eventos educativos en la clínica dental llevados a cabo en pequeños grupos. Las temáticas pueden ser relacionadas con la salud bucodental en general, la prevención de caries en la infancia, la presentación de un sistema de ortodoncia invisible, etc. La intención es generar contenidos para las redes sociales de la clínica que ayuden a aumentar su visibilidad, y también, aumentar el número de oportunidades de venta de tratamientos. Recomendamos realizar encuestas en redes sociales para identificar los temas con mayor demanda y anunciar los eventos siempre con plazas muy limitadas. Otra recomendación, busca la colaboración de tus proveedores para la organización de estos eventos educativos. Pueden participar aportando regalos, merchandising, dando charlas u ofreciendo descuentos.

Última recomendación

Es necesario darse cuenta, que este tipo de situaciones de presión en el mercado repercuten dentro de la clínica dental también, pueden provocar que el equipo caiga en un vórtice de preocupación por su estabilidad, apatía, desánimo… Actitudes que el paciente percibe, que hacen que sea más complicado el cierre de tratamientos, y la fidelización del paciente. Por ello, más que nunca serán necesarias las reuniones periódicas con el equipo, al llevar a cabo este tipo de acciones donde todos sean cómplices de que se hará lo posible para mejorar la situación y conseguir una estabilidad a corto plazo en la clínica dental. La información que se aporte al equipo ayudará a evitar situaciones de “corrillos” o especulaciones, o conclusiones mal traídas. Por ello, que el equipo esté al tanto de la situación podrá evitar el descontento y el malestar, evitando que repercuta en la experiencia paciente. También, y más que nunca, el tener una escucha activa con el equipo podrá dar una visión más clara del ambiente laboral del grupo, y si aún se encuentran alienados en la misma dirección.

Conclusión

Por último, lo más importante no son las acciones a realizar en este tipo de situaciones, si no, el tener la capacidad de saber detectar estas señales para poder llevar a cabo un plan de acción lo antes posible. Siempre es recomendable acudir a una tercera parte, externa a la clínica dental, que pueda ayudar a visualizar lo que tal vez tenemos delante y no conseguimos ver. Esperamos que estas cinco estrategias para eliminar la incertidumbre en tu clínica dental te resulten de utilidad en estos momentos.

Tanto si este es tu caso, como si ya has detectado alguno de estos síntomas en tu clínica dental. Si necesitas ayuda para llevar a cabo las acciones necesarias, o si simplemente necesitas acompañamiento en su aplicación. Puedes ponerte en contacto con nuestro equipo sin ningún compromiso para obtener más información. Para que puedas seguir preocupándote de tus pacientes, y para que nosotros podamos preocuparnos de tu clínica dental y de tu equipo.

Desde Kircos Consultores podemos ayudarte

Recuerda que en Kircos Consultores somos expertos en Consultoría Dental para tu clínica, pues contamos con profesionales especializados en nuestro equipo, con más de 15 años de experiencia en el sector odontológico. Del mismo modo, cubrimos todas las necesidades que tu clínica dental pudiera necesitar, para obtener los resultados que estás buscando para tu negocio. 

Si actualmente necesitas mejorar la captación y promoción de tu clínica dental, no dudes en contactarnos y solicitar más información. Tenemos amplía experiencia ayudando a negocios como el tuyo, con nuestro #metodokircos podemos ayudarte a solucionar las dificultades que te encuentras en tu día a día en tu clínica dental.

Por supuesto, estaremos encantados de resolver cualquier duda que te pueda surgir. Si quieres más información, te invitamos a contactar con nosotros sin ningún compromiso, y te contestaremos en el menor plazo posible. Síguenos en redes sociales para descubrir nuevos contenidos que te ayuden a impulsar tu clínica dental: Instagram / Facebook / LinkedIn / TikTok